archivace účetnictví
Dotaz:
Dobrý den, chtěl bych se zeptat, jak dlouho musí účetní firma archivovat veškeré účetnictví. Zaměstnavatelka s původní účetní firmou ukončila spolupráci a já teď bohužel potřebuji dohledat platby z roku 2005 a více. Žádný archív, jak mě původní firma sdělila, od ní nedostala.
Odpověď:
Archivační lhůty pro účetní záznamy upravuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoÚ“), v ustanoveních § 31 a 32 tohoto zákona.
V souladu s § 31 odst. 1 ZoÚ jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 a 3. Dále toto ustanovení uvádí, že nestanoví-li ZoÚ jinak, platí pro nakládání s účetními záznamy zvláštní právní předpisy, a to zejména zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Účetní záznamy se tak v souladu s § 31 odst. 2 ZoÚ, pokud v § 32 téhož zákona není stanoveno jinak, uchovávají v těchto lhůtách:
- účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Z § 32 ZoÚ pak vyplývá, že použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než je vedení účetnictví, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených předchozím odstavci dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.
Povinnost úschovy dokladů tak může vyplývat i z jiných právních předpisů v závislosti na konkrétních okolnostech. Příkladem lze uvést následující právní předpisy.
Podle ustanovení § 148 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „daňový řád“), platí, že daň nelze stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky. Lhůta pro stanovení daně počne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení. Lhůta pro stanovení daně může být zákonem stanovenými úkony prodlužována. Lhůta pro stanovení daně končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku. Vzhledem k tomu, že podle § 92 odst. 3 daňového řádu platí, že daňový subjekt prokazuje všechny skutečnosti, které je povinen uvádět v řádném daňovém tvrzení, dodatečném daňovém tvrzení a dalších podání, měl by po uvedenou dobu mít k dispozici také důkazy, mezi které nesporně patří také příslušné doklady.
Další daňové zákony mohou pro určité situace stanovit povinnost úschovy dokladů, jako např. zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, v § 35 stanoví, že povinnost uchovávat daňové doklady má uchovatel, kterým je osoba povinná k dani, která daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku. Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Při posuzování Vámi předloženého dotazu vycházelo Generální finanční ředitelství výhradně z údajů uvedených ve Vašem podání bez podrobných znalostí konkrétních informací a souvislostí, které se k předmětnému problému vztahují. Dále si Vás dovolujeme upozornit na skutečnost, že Generální finanční ředitelství není oprávněno k závaznému výkladu právních předpisů a rovněž k poskytování právního poradenství v individuálních záležitostech.
Kategorie: Metodické dotazy
Daň: Ostatní
Oblast úpravy: Ostatní,Účetní problematika
Zveřejněno: 14.02. 2023
Číslo dotazu: 366