Účtenky v elektronické podobě

Dotaz:

Dobrý den

tímto bych si vás dovolil požádat o informaci, zda mohu uchovávat účtenky pouze v elektronické podobě pro účely případné kontroly ze strany finančního úřadu?

Předem děkuji.

Odpověď:

Generální finanční ředitelství (dále jen „GFŘ“) obdrželo Váš dotaz, kdy předmětem dotazu je možnost uchovávání účtenek pouze v elektronické podobě pro účely případné kontroly ze strany finančního úřadu. Ze stručných informací uvedených v dotazu lze usuzovat, že elektronickou podobu účtenek chcete zvolit pouze jako formu jejich uchování (archivace), nikoliv jako jedinou formu jejich existence, tzn., že účtenky vystavujete a předáváte zákazníkům v listinné podobě (tiskový výstup Vašeho programového vybavení).

Vzhledem k tomu, že v dotazu neuvádíte žádné další konkrétní informace např. specifikaci daně, specifikaci poplatníka, předmět činnosti apod., odpovídáme rovněž v obecné rovině a současně uvádíme i podmínky existence daňových dokladů pouze v elektronické podobě (elektronické vystavení, elektronické předání či zpřístupnění a elektronické uchování).

K dotazu uvádíme:

V daňovém řádu, který je procesně právním předpisem upravujícím daňové řízení, není problematika daňových dokladů a jejich formy obecně řešena. Dle § 92 odst. 3 daňového řádu však daňový subjekt prokazuje všechny skutečnosti, které je povinen uvádět v daňovém tvrzení a dalších podáních, což obecně platí pro všechny daně do uplynutí lhůty pro jejich stanovení (§ 148 daňového řádu).

Daň z příjmů

Způsob stanovení základu daně a daňové povinnosti k dani z příjmů je upraven zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o daních z příjmů“). Obecná povinnost uschovávat doklady pro potřeby stanovení základu daně z příjmů v daném zdaňovacím období vyplývá pro všechny poplatníky z § 23 odst. 1 zákona o daních z příjmů, dle kterého je základem daně rozdíl mezi příjmy a výdaji. V zákoně o daních z příjmů tak není problematika daňových dokladů a jejich formy konkrétně řešena.

a) právnické osoby a některé fyzické osoby (účetní jednotky)

Vzhledem ke skutečnosti, že při stanovení základu daně z příjmů právnických osob a některých fyzických osob (§ 1 odst. 2 zákona o účetnictví) zákon o daních z příjmů úzce vychází z účetnictví (§ 21h a § 23 odst. 10 zákona o daních z příjmů), je nutné u těchto poplatníků (účetních jednotek) při zodpovězení Vaší otázky postupovat dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o účetnictví“). Zákon o účetnictví obsahuje požadavek na průkaznost a uchovávání účetních dokladů, kdy:

-       definuje obsah a pravidla vyhotovování účetních dokladů, které označuje za účetní záznamy (§ 11 zákona o účetnictví)

-       umožnuje použít technické prostředky, nosiče informací a programové vybavení (§ 4 odst. 10 zákona o účetnictví)

-       vyžaduje trvalost účetních záznamů (§ 8 odst. 1 zákona o účetnictví)

-       vyžaduje průkaznost účetních záznamů (§ 8 odst. 4 zákona o účetnictví)

-       účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu (§ 33 odst. 2 zákona o účetnictví)

-       listinnou formu má účetní záznam provedený na analogovém nosiči rukopisem, psacím strojem, tiskem apod., jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný (§ 33 odst. 2 zákona o účetnictví)

-       technickou formu má účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný (§ 33 odst. 2 zákona o účetnictví)

-       účetní jednotka musí být schopna zajistit převedení technické formy do čitelné podoby (§ 33 odst. 7 zákona o účetnictví)

-       účetní jednotka může převést účetní záznam z jedné formy do druhé, je však povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě (§ 33 odst. 3 zákona o účetnictví)

-       průkazným účetním záznamem je účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje, (§ 33a odst. 1 zákona o účetnictví)

-       účetní záznam určený k přenosu musí být vždy podepsán (§ 33a odst. 3 zákona o účetnictví)

-       účetní záznam v technické formě musí být podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě (§ 33a odst. 5 zákona o účetnictví)

-       účetní jednotka musí uschovávat účetní doklady po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají [§ 31 odst. 2 písm. b) zákona o účetnictví].

V praxi tak běžně dochází k uchovávání listinných dokladů, za které zákon o účetnictví považuje i tiskové výstupy z programového vybavení (např. faktury, účtenky) pouze v elektronické podobě např. na paměťové kartě či přenosném paměťovém disku, kdy bez příslušného technického vybavení není účetní doklad jako datový soubor pro fyzickou osobu čitelný. Účetní jednotka v takovém případě musí disponovat technickým vybavením (počítačem s USB či mechanikou pro paměťové karty) k zajištění čitelnosti dokladu po celou dobu jeho uchování a musí prokázat shodu obsahu obou forem.

Dle zákona o účetnictví lze shodu obsahu prokázat současným předložením obou forem účetních záznamů či jiným způsobem, který nezpochybní žádná osoba, která s novým záznamem pracuje (§ 33 odst. 3 zákona o účetnictví). V současné době se v praxi při digitalizaci celého účetnictví často skenují listinné účetní doklady, které nejsou součástí programového vybavení účetní jednotky, následně se indexují, případně se připojí elektronické podpisy, časová razítka apod.

Výše uvedená ustanovení zákona o účetnictví současně upravují i postup, kdy účetní doklad je vystaven pouze v elektronické podobě, následně je odeslán a přijat prostředky elektronické komunikace s využitím nástrojů elektronické autorizace a zabezpečení (uznávaný elektronický podpis, doručení datovou schránkou, časové razítko) a nakonec je v elektronické podobě zanesen do účetnictví (§ 33, § 33a a § 34 zákona o účetnictví). I v tomto případě musí účetní jednotka zajistit průkaznost a čitelnost dokladu po celou dobu jeho uchování. 

b) fyzické osoby, které nejsou účetními jednotkami

Poplatníci s příjmy ze samostatné činnosti dle § 7 zákona o daních z příjmů, kteří nejsou účetními jednotkami, neuplatňují výdaje procentem z příjmů a nejsou poplatníky s paušální daní, jsou povinni vést daňovou evidenci podle § 7b zákona o daních z příjmů. V zákonné úpravě daňové evidence není problematika dokladů a jejich formy konkrétně řešena. Podle § 7b odst. 5 zákona o daních z příjmů je však poplatník povinen uschovávat daňovou evidenci včetně dokladů za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně (§ 148 daňového řádu).

Nejen fyzické osoby, které jsou povinny vést daňovou evidenci, ale všechny fyzické osoby, které pro účely stanovení základu daně (dílčího základu daně) čerpají údaje z dokladů, by měly postupovat v souladu s výše uvedenými ustanoveními zákona o účetnictví, protože i tito poplatníci musí u všech dokladů (listinných, elektronických, smíšených) zajistit průkaznost a čitelnost po celou dobu jejich uchování a v případě vzájemného převodu jednotlivých forem, musí být rovněž schopni prokázat shodu obsahu těchto forem (§ 92 odst. 3 daňového řádu).

Daň z přidané hodnoty

Pokud je právnická či fyzická osoba osobou povinnou k dani (samostatně uskutečňuje ekonomickou činnost) nebo se již stala plátcem daně z přidané hodnoty, postupuje podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o dani z přidané hodnoty“). Kompletní úprava daňových dokladů je obsažena v § 26 až § 35a zákona o dani z přidané hodnoty. Obecné náležitosti daňového dokladu (elektronického a listinného) jsou vymezeny v § 29 zákona dani z přidané hodnoty a současně v § 35 zákona o dani z přidané hodnoty je určena délka doby jejich uchovávání, která je 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

a) elektronické daňové doklady

Jak vyplývá z ustanovení § 26 odst. 2 zákona o dani z přidané hodnoty, daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu. Podle § 26 odst. 3 zákona o dani z přidané hodnoty daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění podle daňového dokladu uskutečnilo. Tento souhlas lze udělit již v obchodní smlouvě, nebo samostatně dohodou obou stran písemnou nebo i ústní, kdy zákon o dani z přidané hodnoty nijak nevymezuje vlastní způsob udělení souhlasu.

V § 34 zákona o dani z přidané hodnoty je současně vymezeno, že u daňového dokladu existujícího pouze v elektronické podobě musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost původu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost. Uvedené lze zajistit jakýmikoli kontrolními mechanismy daňového subjektu, které vytvářejí spolehlivou a jasnou vazbu (auditní stopu) mezi daňovým dokladem a souvisejícím plněním. Vlastní způsob zajištění je tedy plně ponechán na volbě daňového subjektu v souladu s jeho individuálními kontrolními mechanismy procesů, kdy za auditní stopu jsou považovány jiné důkazní prostředky, např. smlouva, objednávka, doklad o přepravě atd. Věrohodnost daňového dokladu v elektronické podobě lze vedle kontrolních mechanismů procesů rovněž zajistit uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou, nebo elektronickou výměnou informací (EDI).

Blíže se k této problematice na dani z přidané hodnoty vyjadřuje metodická pomůcka GFŘ vydaná dne 27. 3. 2013 pod č. j. 10148/13/7001-21000-506729 nazvaná „Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH“ (dále jen „Informace GFŘ“).

 b) elektronické uchovávání listinných daňových dokladů

Z Vašeho dotazu však vyplývá, že Vás nezajímá postup v situaci, kdy účtenky existují pouze v elektronické podobě, ale skutečnost, zda účtenky, které zákazníkovi vystavujete v listinné podobě (tiskové výstupy z programového vybavení), můžete dále uchovávat pouze elektronicky.  Účtenky jsou tak s nejvyšší pravděpodobností součástí Vašeho elektronického informačního systému, tzn. programového vybavení (software) k vedení účetnictví či daňové evidence, popř. programového vybavení k vystavování a správě daňových dokladů online apod.

K Vašemu dotazu se tak vztahuje § 35a zákona o dani z přidané hodnoty, ve kterém je upravena možnost převodu (konverze) daňového dokladu z listinné podoby do elektronické (a naopak) a podmínky pro elektronické uchovávání daňových dokladů. Z tohoto ustanovení vyplývá, že daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím všech elektronických prostředků pro zpracovávání a uchovávání dat, kdy musí být elektronicky uchovávána rovněž data, která zaručují věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu. Uchovatel má mimo jiné povinnost zajistit pro správce bezodkladně přístup k daňovým dokladům, pokud jsou uchovávány prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům.

K převodu (konverzi) daňových dokladů z listinné do elektronické podoby Informace GFŘ dále mimo jiné uvádí, že za účelem uchovávání listinných daňových dokladů často v praxi dochází k jejich převodu do elektronické podoby např. skenováním, kdy je rovněž nezbytné zajistit věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost. Při zajištění těchto vlastností daňových dokladů není nezbytné převádět do elektronické podoby i související dokumenty, které v daném konkrétním případě vytvářejí auditní stopu např. smlouvy, objednávky, dodací listy, doklady o zaplacení atd. Z důvodu opatrnosti, např. z důvodu případných budoucích občansko – právních řízení však lze doporučit zvážit i po naskenování daňových dokladů jejich paralelní uchovávání v původní listinné podobě. 

Pokud tedy plátce vystaví odběrateli daňový doklad v listinné podobě, nemusí sám pro sebe tisknout jeho kopii k archivaci. Je oprávněn tento doklad uchovávat v elektronické podobě jako zdrojová data, ze kterých je možné kdykoliv kopie daňového dokladu vytisknout. Musí nicméně zaručit věrohodnost původu a neporušenost obsahu tohoto daňového dokladu, např. prostřednictvím auditní stopy nebo jiným způsobem, viz rovněž materiál GFŘ nazvaný „Nejčastější dotazy k pravidlům fakturace“.

Závěrem rekapitulujeme, že výše uvedené zásady upravené v zákoně o dani z přidané hodnoty a dále upřesněné v Informaci GFŘ plně korespondují s podmínkami danými zákonem o účetnictví a obecně proto platí pro všechny doklady pro účely všech daní, kdy při dodržení výše uvedených zákonných podmínek lze na elektronické (digitální) doklady pohlížet stejně jako na listinné.

Při posouzení Vámi předloženého dotazu vycházelo Generální finanční ředitelství výhradně ze skutečností uvedených ve Vašem dotazu bez podrobné znalosti konkrétních informací a souvislostí, které se k předmětnému problému vztahují. Dále si Vás dovolujeme upozornit na skutečnost, že Generální finanční ředitelství není oprávněno k závaznému výkladu právních předpisů a rovněž k poskytování právního poradenství v individuálních záležitostech. Proto Vám doporučujeme v komplikovaných případech obracet se na certifikovaného daňového poradce, který se o Váš případ postará s náležitou péčí. 

Kategorie: Metodické dotazy

Daň: Daň z příjmů právnických osob

Oblast úpravy: Ostatní,Účetní problematika

Zveřejněno: 13.06. 2023

Číslo dotazu: 359