Žádost o metodické stanovisko k rozsahu identifikačních údajů odběratelů na účetních dokladech

Dotaz:

Obracíme se na Vás s žádostí o metodické stanovisko týkající se rozsahu údajů uváděných na účetních a daňových dokladech při prodeji zboží koncovým spotřebitelům prostřednictvím e-shopu.

Jedná se o internetový obchod prodávající zboží citlivé povahy, kde je ochrana soukromí zákazníků zásadním požadavkem. Společnost se proto snaží minimalizovat rozsah osobních údajů, které uchovává, současně však nechce porušit povinnosti vyplývající ze zákona o účetnictví, zákona o DPH ani dalších daňových předpisů.

Dovolujeme si požádat o stanovisko k následujícím otázkám:

- Je při prodeji zboží nepodnikajícím fyzickým osobám povinné uvádět na účetním nebo daňovém dokladu jméno a příjmení odběratele, nebo lze jako odběratele označit obecně (např. „koncový spotřebitel“, „malospotřebitel“ nebo obdobným způsobem), pokud ostatní zákonné náležitosti dokladu zůstanou zachovány?

- Je povinné na účetním nebo daňovém dokladu uvádět adresu bydliště nepodnikajícího zákazníka, nebo lze tyto údaje z účetního dokladu vypustit, pokud nejsou vyžadovány jiným právním předpisem?

- Jaký minimální rozsah identifikačních údajů odběratele je nutné uchovávat z pohledu zákona o účetnictví, zákona o DPH a daňového řádu pro případ daňové kontroly? Je přípustné po splnění účelu zpracování a po vyřízení dodávky omezit nebo anonymizovat část osobních údajů, pokud jsou účetní a daňové povinnosti jinak splněny?

- Jaký rozsah identifikace prodaného zboží je z pohledu účetních a daňových předpisů dostatečný? Je možné u výrobků vyráběných na zakázku uvádět na účetních nebo daňových dokladech pouze interní kód výrobku nebo objednávky, případně obecný název

výrobku s odkazem na interní evidenci, nebo je nutné uvádět detailní obchodní označení jednotlivých produktů?

- Je z pohledu správce daně přípustné, aby podrobná specifikace prodaného zboží byla vedena pouze v interní evidenci společnosti, která je jednoznačně propojena s účetním nebo daňovým dokladem, zatímco na samotném dokladu by byla uvedena pouze stručná identifikace položek?

Naším cílem je nastavit interní procesy tak, aby byly současně splněny požadavky daňových předpisů a účetnictví a zároveň byla v maximální možné míře chráněná identita zákazníků nakupujících zboží citlivé povahy.

Odpověď:

Vážení,

v dotazu žádáte o metodické stanovisko k tomu, jak má internetový obchod s pomůckami citlivé povahy z pohledu účetních a daňových předpisů identifikovat na vystavených dokladech své odběratele (nepodnikající fyzické osoby) a prodávané zboží. Zajímá Vás, jaký je minimální rozsah identifikace odběratele a zda je nutné uvádět jeho jméno, příjmení a adresu. Současně požadujete vyjádření k tomu, zda u prodávaného zboží postačuje uvést interní kód, nebo zda je nutné uvádět detailní obchodní označení, a zda je přípustné, aby podrobná specifikace zboží byla vedena pouze v interní evidenci.

V daňovém řádu (zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád), který je v České republice základním procesním právním předpisem upravujícím správu daní, není problematika náležitostí daňových dokladů obecně řešena. Zákon o daních z příjmů (zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů) náležitosti daňových dokladů rovněž konkrétně neupravuje. Pokud poplatník daně z příjmů vede účetnictví, musí účetní doklady vystavovat v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví). Je-li současně plátcem DPH, postupuje také podle zákona o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty).

Stanovisko k účetnictví

Náležitosti účetních dokladů upravuje § 11 zákona o účetnictví. Podle odstavce 1 musí účetní doklad mimo jiné obsahovat obsah účetního případu a jeho účastníky (§ 11 odst. 1 písm. b) zákona o účetnictví), jakož i peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství (§ 11 odst. 1 písm. c) zákona o účetnictví). Z § 11 odst. 1 zákona o účetnictví současně vyplývá, že požadované náležitosti účetního dokladu mohou vyplývat z více účetních záznamů či podkladů. Zákon o účetnictví tedy konkrétní rozsah identifikace odběratele ani způsob označení prodávaného zboží nestanoví. Z obecných účetních zásad však vyplývá, že účetnictví je srozumitelné pouze tehdy, pokud umožňuje jednoznačně určit obsah účetních případů (§ 8 odst. 5 zákona o účetnictví). To znamená, že odběratel i prodané zboží musí být označeno způsobem umožňujícím jeho jednoznačnou identifikaci. Pokud je u zboží k tomuto účelu použit interní kód, musí být z účetnictví nebo z navazujících evidencí zřejmé, jakému konkrétnímu zboží tento kód odpovídá.

Závěr k účetnictví

Pro internetový obchod prodávající konečným spotřebitelům lze dovodit, že pro účely účetnictví není nezbytné uvádět na účetním dokladu jméno, příjmení a adresu kupujícího, pokud je účastník účetního případu dostatečně identifikovatelný jiným způsobem a účetní jednotka disponuje související evidencí. Totéž platí i o prodávaném zboží. V interních systémech však musí existovat návaznost mezi vystaveným dokladem, objednávkou, platbou, údaji o zákazníkovi a údaji o zboží. Účetní jednotka je povinna vést účetnictví takovým způsobem, aby bylo možné jednoznačně určit účastníka a obsah účetního případu a prokázat vazbu mezi účetním dokladem a souvisejícími účetními záznamy.

Stanovisko k DPH

Zákon o dani z přidané hodnoty upravuje zejména povinnost vystavování daňových dokladů a jejich náležitosti. Náležitosti řádného daňového dokladu jsou upraveny v ustanovení § 29 zákona o dani z přidané hodnoty, ustanovení § 30 a § 30a zákona o dani z přidané hodnoty pak upravují možnost vystavení a náležitosti zjednodušeného daňového dokladu. Pokud je vystaven daňový doklad podle zákona o dani z přidané hodnoty, měl by obsahovat náležitosti zákonem stanovené. U plnění do 10 000 Kč pak lze za splnění zákonných podmínek využít vystavení zjednodušeného daňového dokladu, který nemusí obsahovat identifikaci zákazníka.

Zákon o DPH nevyžaduje, aby byl na daňovém dokladu uveden úplný marketingový nebo obchodní název výrobku, detailní technická specifikace, barva, rozměry nebo jiné údaje. Označení předmětu plnění však musí být natolik konkrétní, aby bylo možné určit, zda bylo dodáno zboží nebo poskytnuta služba, o jaký druh nebo kategorii zboží se jednalo, v jakém množství bylo zboží dodáno, zda označení odpovídá použité sazbě a daňovému režimu, ke které konkrétní transakci se údaj vztahuje. Za nedostatečné by naopak mohlo být považováno označení obsahující pouze „zboží“, „výrobek“, „materiál“, „zboží dle objednávky“, samotné číslo objednávky bez dalšího označení předmětu plnění apod. Takovéto velmi obecně označení samo o sobě zpravidla neumožňuje ověřit, co bylo předmětem dodání.

Obecně platí, že u prodeje zboží nepodnikajícím fyzickým osobám zákon o dani z přidané hodnoty povinnost vystavit daňový doklad neukládá. V případech, kdy není vystavován daňový doklad podle zákona o dani z přidané hodnoty by tak měly být relevantní zejména požadavky na obsah vystavovaných obchodních či účetních dokladů vyplývající ze zákona o účetnictví, včetně pravidel na průkaznost a uchovávání účetních záznamů.

Závěr k DPH

Při běžném tuzemském prodeji zboží nepodnikajícím fyzickým osobám (obecně osobám nepovinným k dani) zákon o dani z přidané hodnoty zpravidla nevyžaduje vystavení daňového dokladu obsahujícího jméno, adresu zákazníka a druhu zboží. Na druhou stranu, je-li příjemcem plnění osoba povinná k dani (zjednodušeně podnikající fyzická nebo právnická osoba), pak má být daňový doklad pro účely zákona o dani z přidané hodnoty vystaven. Je-li vystaven standardní daňový doklad podle § 29 zákona o DPH, musí obsahovat skutečné jméno a adresu zákazníka; obecné označení „koncový spotřebitel“ není dostačující, i předmět plnění. Je-li vystaven zjednodušený daňový doklad do 10 000 Kč, lze identifikaci zákazníka zcela vypustit. Podrobný obchodní název a popis citlivého zboží by nemusel být na daňovém dokladu uveden za předpokladu, že je možné zjistit a ověřit, o jaký předmět plnění se jedná. Za přípustné je možné považovat označení kategorie zboží doplněné např. kódem zboží a množstvím, jestliže související důkazní prostředky, umožňují jednoznačně určit konkrétní dodané zboží a ověřit správnost uplatněné DPH.

Při posouzení Vámi předloženého dotazu vycházelo Generální finanční ředitelství výhradně ze skutečností uvedených ve Vašem dotazu bez podrobné znalosti konkrétních informací a souvislostí, které se k předmětnému problému vztahují. Dále si Vás dovolujeme upozornit na skutečnost, že Generální finanční ředitelství není oprávněno k závaznému výkladu právních předpisů a rovněž k poskytování právního poradenství v individuálních záležitostech. Proto Vám doporučujeme v komplikovaných případech obracet se na certifikovaného daňového poradce, který se o Váš případ postará s náležitou péčí.

Kategorie: Metodické dotazy

Daň: Daň z přidané hodnoty,Ostatní

Oblast úpravy: Ostatní,Účetní problematika

Zveřejněno: 21.07. 2026

Číslo dotazu: 499